Kun perustin omaa yritystäni, pyysin apua kokeneelta yrittäjältä. Hän luki kuvaukseni palveluistani ja kirjoitti punakynällä lauseita uusiksi. Minä korjasin tekstin ja palautin tarkistettavaksi.
Näin ei voi sanoa, korjaa tämä, hän huomautti. Minä vastasin tuohtuneena, etten minä niin kirjoittanut vaan hän.
Näin jatkui, tekstiä syntyi, mutta minun ärsyyntymiseni kasvoi lopulta niin suureksi, että melkein päätin jättää yritykseni perustamatta.
Mikä meni pieleen? Oliko vika palautteen antajassa vai vastaanottajassa?
Palautteen antaminen – mikä on tavoite?
Johtajuuden asiantuntija, professori Monique Valcour, on uransa aikana kysynyt sadoilta opiskelijoiltaan, mikä taito heidän mielestään on välttämätöntä hyvälle johtajalle. Kyky antaa negatiivista palautetta, vaikka se on vaikeaa ja tuntuu ikävältä, he ovat aina vastanneet.
Virhe – mitä sitten?
Kun kirjoitat tekstiä, vaikkapa esittelet ideaasi, kirjoitat sitä jollekin luettavaksi. Tekstin tavoite on kommunikoida asia niin, että lukija ymmärtää sen. On työlästä kirjoittaa, jos kirjoitusprosessin aikana ei saa lainkaan tietoa siitä, aukeaako ajatuksesi lukijalle ja meneekö viestisi perille. Tähän on ratkaisu: toimiva teksti syntyy vuorovaikutuksessa, joten kirjoita, pyydä palautetta, kirjoita uudestaan ja pyydä jälleen palautetta.
Jos saat palautetta, että teksti on huono ja että se pitää kirjoittaa uudestaan, miten lähdet viemään asiaa eteenpäin? Tiedämme, että lapsi, jolle hoetaan ”ei saa, älä koske, ei noin”, oppii, mitä ei saa tehdä. Mutta kuinka hän oppii sen, millä tavalla pitäisi toimia?
Negatiiviseen palautteeseen ei kannata tyytyä. Pyydä lukijaa kertomaan, mitä hän ei ymmärtänyt, mikä puolestaan aukesi, mikä oli hyvin kirjoitettu ja mistä hän haluaisi tietää lisää.
Onko tavoitteena löytää virhe ja olla oikeassa?
Usein miellämme, että palautteen antaminen ja virheiden osoittaminen ovat sama asia. Palautteen antajan haasteena voi olla opittu malli: uskomus, että kriittisyys ja virheiden löytäminen on merkki älykkyydestä ja vaikkapa se, ettei hyvä johtaja kompastu empatiaan vaan uskaltaa sanoa ikävät tosiasiat suoraan ja pehmentämättä. Että aikuisen ihmisen pitää kestää negatiivinen palaute ja jos ei kestä, kasvakoon.
Stressi ja suorituskyky
Ihminen on laumaeläin ja laumaeläimelle on elintärkeää pysyä laumassa. Aivojemme sisäänrakennettu mekanismi ohjaa meitä huomaamaan pienimmätkin vihjeet siitä, olemmeko hyviä, arvokkaita ja hyödyllisiä toisten silmissä. Jos vitsillesi ei naureta, se tuntuu pieneltä kuolemalta. Ja jos ideasi ammutaan alas, aivoissasi aktivoituu hylkäämiskokemus. Molemmat tilanteet käynnistävät aivojen uhkatutkan, pahimmillaan taistele-pakene -reaktion tai lamaantumisen, jolloin laadukas tiedonkäsittely tai oppiminen eivät ole parhaimmillaan.
Kun annat palautetta, mieti, onko tavoitteenasi löytää virheet ja osoittaa, että olet palautteen vastaanottajaa älykkäämpi ja taitavampi? Onko tavoitteesi haukkua hänen aikaansaannoksensa ja saada hänen suorituskykynsä romahtamaan? Vai haluatko viedä yhteistä asiaa eteenpäin, vaikkapa johtajana auttaa työntekijääsi yltämään potentiaaliinsa?
Kannustavassa ja vahvuuksia korostavassa ilmapiirissä hermosto pääsee rauhoittumaan, jolloin aivojen kapasiteetti on täydessä käytössä. Onnistumisen huomioiminen, myönteisen toiminnan vahvistaminen - ”tämän sinä osaat, tätä lisää” - toimii tutkitusti niin lasten kasvatuksessa kuin aikuisenkin oppimisessa.
Opintojensa edetessä Valcourin opiskelijat ovat huomanneet, että tuo johtajan tärkein taito on myönteisen palautteen antamista ja sen avulla yhteiseen tavoitteeseen ohjaamista.
Voitko sinä oppia paremmaksi palautteen antajaksi ja vastaanottajaksi? Kyllä voit. Lue vinkit molempiin tilanteisiin:
Vinkit palautteen antajalle
- Varmista sopiva vireystilasi: älä anna palautetta, jos olet väsynyt, nälkäinen ja huonolla tuulella. Syö, rauhoitu ja vaikkapa meditoi ensin. Jos kuitenkin olet huonossa vireessä ja pahantuulinen, kerro se palautteen saajalle ja pahoittele, ettet ole parhaimmillasi. Ota vastuu omista reaktioistasi.
- Mieti, mikä on tavoitteesi: auttaa palautteen vastaanottajaa kehittymään, tuomaan vahvuuksiaan esiin, ratkaisemaan ongelmia ja viemään asioita eteenpäin vai oman egosi pönkittäminen.
- Älä kyttää tai osoittele virheitä. Kerro sen sijaan, mikä toimii sinulle, mitä haluat lukea tai kuulla lisää. Turvallisessa ja kannustavassa ilmapiirissä palautteen vastaanottaja on suorituskykyinen ja kykenee oppimaan ja kehittymään.
- Muista, että kyse ei ole sinusta eikä toisesta persoonina vaan teidän yhteisestä tavoitteestanne.
Vinkit palautteen vastaanottajalle
- Huolehdi, ettet mene saamaan palautetta nälkäisenä tai kuormittuneena. Syö ja rauhoitu ensin. Hengitä kolmeen laskien sisään ja kuuteen laskien ulos. Toista kuudesta kymmeneen kertaa. Tämä laskee tehokkaasti stressitasosi.
- Määritä palautteen antajalle, millaista palautetta haluat häneltä kuulla, esim. mikä toimii, missä onnistuit, mistä hän haluaa lukea tai kuulla lisää, jotta ymmärtää asian.
- Erota oma ja toisen tunne, ja muista, että tunne tarttuu: joudut joskus pyytämään palautetta taitamattomalta palautteenantajalta. Yritä kuitenkin itse pysyä fokuksessasi, sillä et ole kuulemassa palautetta itsestäsi persoonana vaan työstäsi. Voit muistuttaa tästä myös palautteen antajaa.
- Jos et saa toimivaa palautetta, älä lähde puolustautumaan. Jatka kohdan 2. ohjeilla. Huono palautteenantaja ei välttämättä ole tahallaan ilkeä vaan opitun roolinsa vanki.
Minä perustin lopulta yritykseni – yrittäjäpuolisoni avustuksella - ja opin samalla jotain tärkeää palautteen vastaanottamisesta ja antamisesta. Ymmärsin, että nuo kaksi toimintoa liittyvät tunneälyyn. Huomasin myös sen, että voimme olla tunneälykkäitä työpaikallamme, mutta kotona, perheen parissa, tuo äly on jostain syystä kadoksissa, ainakin kiireessä ja väsyneinä. Yhteinen tavoite kuitenkin säilyy, ja aina voi oppia tehokkaampaa ongelmanratkaisua.
Lue lisää myönteisen palautteen antamisesta:
M. Buckingham, A. Goodall: Why feedback rarely does what it’s meant to – Harward Business Review March-April/2019
Monique Valcour: How to give tough feedback that helps people grow - Harward Business Review, August/2015